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Mailtips en Exchange 2010


Una de las caracteristicas nuevas de Exchange 2010 cuando se usa a través de Outlook Web Access y/o Outlook 2010 (aún en Beta) son los mailtips.
Un ejemplo clásico es que yo puedo enviar un correo electrónico a un compañero de trabajo pero justamente se ha ido de vacaciones por una semana… Eso significa que en una semana no recibiré respuesta y quizás para ese tiempo ya habré perdido la oportunidad.

Mailtips viene a informar al usuario cuando su mensaje no será recibido a tiempo, o el receptor tiene su buzón lleno, o incluso cuando no tienes permiso para enviar a un usuario o grupo definido.

Esto acelera considerablemente nuestra forma de comunicarnos, por ejemplo, en mi empresa tenemos denegada la opcion de enviar correos al grupo de distribucion en donde estan todos los usuarios y solo la gerencia puede hacer uso de dicho grupo de distribucion. Como yo no soy gerente, si trato de enviar un correo desde mi Outlook 2010 a dicho grupo, obtengo este error:

Untitled-1

En OWA se vería así:

MailTips 1

Como ven, me indica que no tengo permisos para enviar correos e incluso me avisa que el mensaje será enviado a 90 personas (es un aviso no un error, ya que podemos enviar a un máximo de 100 dentro de la compañia). Con eso yo puedo decidir que no tiene sentido enviar este correo, y evitarme a mi y al servidor una transaccion inutil.

Las opciones predefinidas en Exchange 2010 son:

Mensaje de tamaño superior: Este MailTip es mostrado cuando el mensaje que se esta escribiendo supera el tamaño máximo dentro de su organización.

Grupo Moderado: MailTips le avisará cuando esté enviando un correo a un grupo moderado. En este caso, su mensaje pudiera ser demorado por la aprobacion del moderador.

Receptor restringido: Si no tiene permisos para enviar correos a un grupo o usuario, MailTips le enviará un aviso.

Receptor invalido: Si un usuario deja la organizacion, comunmente queda en el cache de autocompletar de los usuarios de Outlook. Con MailTips, será notificado antes de enviar el correo que el usuario ya no existe en la organizacion.

MailTip Personalizado: Los Administradores pueden definir Mailtips personalizados. Esto esta diseñado para reemplazar los mensajes predefinidos por uno, por ejemplo, informando de las politicas de la empresa para enviar mensajes masivos. Los MailTips personalizados pueden ser localizados, de manera que los usuarios lo pueden ver en su propio lenguaje.

Preguntas y respuestas (En Ingles)

Q: What clients does MailTips support?
A: Though the screenshots posted above are from Outlook Web Access, MailTips are also a feature of Outlook 2010. Legacy Outlook/OWA versions are not supported.

Q: How do you count the members in a group? Do you count nesting?
A: There is a service we call Group Metrics which runs on a Mailbox Server (by default it’s the server that generates the OAB) that counts members of groups nightly. This data is distributed through Exchange File Distribution to CAS servers, so that they have the data on-disk. Group sizes are accurate for a single group, including nesting, but MailTips cannot detect if you address two groups that have members in common.

Q: Can I configure MailTips?
A: Administrators have the choice of turning MailTips on or off for the whole organization. You can also turn the external recipient MailTip on or off. In OWA, when you close the MailTips bar (by clicking on its anchor icon), it stays closed and out of your way. Outlook has configuration client-side, but I’ll leave that to the Outlook team to talk about.

Q: How up-to-date are MailTips?
A: Data about group sizes is updated nightly and distributed to CAS machines thereafter. Other data is cached client-side only (Outlook/OWA). The standard client-side cache expiry is 24 hours. For the mailbox full and automatic reply MailTips (which we expect could change more often), the cache is 2 hours. Clearing this client-side cache is just a matter of restarting OWA or Outlook.

Q: What about performance?
A: In our preliminary testing, we have seen no more than 5% increase of load on CAS servers that have MailTips enabled vs. disabled.

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